+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Хранение технической документации в организации

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 14 декабря , печатный экземпляр отправим 18 декабря. Автор : Метлицкая Анастасия Сергеевна. Дата публикации : Статья просмотрена: раз. Метлицкая А.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагах

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

У вас отключен JavaScript.

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 14 декабря , печатный экземпляр отправим 18 декабря. Автор : Метлицкая Анастасия Сергеевна. Дата публикации : Статья просмотрена: раз.

Метлицкая А. Каждая организация в процессе своей деятельности создает управленческие документы документы кадрового учета, бухгалтерские документы, организационно-распорядительную документацию и т.

Правила работы с такими документами регламентированы на законодательном и нормативно-методическом уровне, по организации работы с ними написано множество статей.

Но что делать, если в архиве организации накапливаются специфические виды документов — научно-технические? В данной статье обращено внимание на организацию работы с научно-техническими документами, образующимися в технических отделах и службах производственных предприятий.

Статья будет полезна как специалистам технических отделов для формирования дел и организации их текущего хранения, так и в большей степени для заведующих архивом, архивариусов и других специалистов организаций, в распоряжении которых находится архив, в который сдаются кроме управленческих еще и научно-технические документы. Для начала определимся, что будем понимать под термином научно-техническая документация.

Научно-техническая документация — это основа любого производственного процесса, в ней закрепляется информация, необходимая в процессе осуществления каких-либо работ, а также при последующей эксплуатации возведенных объектов.

Научно-технические документы подразделяются на подвиды, имеющие свою специфику. В связи с тем, что каждая группа научно-технической документации имеет определенную правовую регламентацию, включает различные виды документов, остановимся в данной статье на проектной документации для строительства.

Она создается для осуществления проектирования зданий, сооружений, дорог, мостов и т. Проектная документация разрабатывается не только в форме текста, но и в форме чертежей. В организациях работа по созданию и обработке технических документов возлагается на специализированные производственные отделы, службы, бюро, лаборатории и т. Специалисты таких отделов занимаются разработкой, согласованием, утверждением технической документации.

Особых проблем на данном этапе работ не возникает. Трудности возникают тогда, когда созданные большие объемы документации перестают быть необходимыми для ежедневного использования, и в связи с большим количеством томов и экземпляров технической документации, их необходимо передавать в архив. Несмотря на то, что в Основных правилах работы архивов организации указывалось, что взависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях, чаще всего в организациях вся документация хранится в одном архиве.

Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации. Во-первых, техническая документация может создаваться сотрудниками самого предприятия, либо заказываться в проектных институтах. В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.

Во-вторых, в отличие от управленческой документации техническая документация создается в нескольких экземплярах для заказчика, подрядной организации, разработчика и т. Так например, проектная документация включает в себя следующие разделы: Пояснительная записка, Схема планировочной организации земельного участка, Архитектурные решения, Конструктивные и объемно-планировочные решения, Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, Перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений, Проект организации строительства, Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства, Перечень мероприятий по охране окружающей среды, Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности, Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов и т.

Кроме того форматом создаваемых технических документов не всегда является привычный для управленческих документов формат А4, поскольку рабочие графики, чертежи могут создаваться в формате А1 и меньше. При подготовке таких дел к передаче на архивное хранение листы больших форматов обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край. Следующими отличительными чертами технической документации являются особые признаки систематизации документов в дела.

Для управленческих документов выделяют следующие принципы: номинальный признак — по названию разновидностей документов приказы, распоряжения, указания, акты, справки и т. Техническая же документация формируется в дела по объектам строительства. Дела имеют определенную нумерацию: в название тома содержится название раздела или подраздела, кроме того в каждом томе на первых страницах помещается содержание проекта, что значительно облегчает поиск необходимого тома.

Также следует отметить, что среди технических документов, передаваемых в архив, могут оказаться документы, содержащие информацию конфиденциального характера. Чаще всего именно в таких документах организации содержатся технологии работы, ноу-хау предприятия. Поэтому ответственному за технический архив должностному лицу нужно знать о наличии таких документов.

Это может быть целый проект или его отдельные разделы. Ответственный сотрудник должен обеспечить защищенное хранение таких документов, ограничить к ним свободный доступ, а также вести отдельный учет конфиденциальных документов. Для обеспечения сохранности документов ограниченного доступа в архиве должны быть запираемые шкафы либо сейфы.

Непростая задача определить сроки хранения технических документов. Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они варьируются по одному и тому же документу в зависимости от его автора.

Так, в Перечне содержатся типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям группам организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В третьем звене графа 5 — определены организации-заказчики. В случае, если организация подходит по двум критериям Перечня, то выбирается больший срок хранения. Следовательно, заведующий архивом должен иметь четкое представление о том, какие виды документов разрабатываются в организации, а какие заказываются у других организаций, чтобы верно определить срок хранения документа.

Также хочется обратить внимание как определить какие документы необходимо хранить, а какие можно уже уничтожить. Для выявления важности документов для организации, определения сроков их хранения производится экспертиза ценности документов ЭЦД , с целью ее проведения в организации создается экспертная комиссия.

В организации могут создаваться две экспертных комиссии — отдельно по управленческим документам, отдельно по техническим, либо одна комиссия, в состав которой должны входить специалисты по техническим и по управленческим документам. Таким образом, мы рассмотрели отличия в организации хранения технических документов на бумажных носителях от управленческих документов. Это порядок создания, способы систематизации, сроки хранения и т. Однако существуют и общие правила к которым можно отнести требования к архивохранилищам температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический, требования пожарной безопасности и т.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения.

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций В рациональной организации управленческой деятельности работа с документацией стоит на первом месте.

Документирование составление, оформление, согласование и изготовление документов. Организация работы с документами в процессе осуществления Проектная документация разделяется на проектную и рабочую, главным отличием является то, проектная документация определяет.

Вследствие доработки проектной документации , возникает срыв начального срока строительно -монтажных работ и заказа оборудования. Делопроизводство — это деятельность , обеспечивающая документирование , документооборот, оперативное хранение и использование документов [2]. Объектом исследования является система документирования деятельности и организации работы с документами в администрации. Организационно-распорядительная документация. Разработка комплекса организационно-распорядительной документации и проведение организационно- технических мероприятий позволяет подтвердить, что объект соответствует требованиям стандартов нормативно- технических документов по безопасности информации Опубликовать статью в журнале Особенности организации хранения технической документации в современной организации.

Скачать электронную версию Скачать Часть 12 pdf. Библиографическое описание: Метлицкая А. Литература: Правила работы служб научно-технической документации отделов, бюро, архивов научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий. Основные Правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Приказ Минкультуры России от Постановление Правительства РФ от Основные термины генерируются автоматически : документ, техническая документация, научно-техническая документация, архив, срок хранения, проектная документация, строительная деятельность, управленческая документация, экспертная комиссия, организация работы.

Похожие статьи Этапы создания архива в организации Статья в журнале Выделение документов с истекшими сроками хранения Вопросы по документации на технические устройства Место и роль документационного обеспечения управленческой Усовершенствование организации системы менеджмента Проектная документация разделяется на проектную и рабочую, главным отличием является то, проектная документация определяет Вследствие доработки проектной документации , возникает срыв начального срока строительно -монтажных работ и заказа оборудования.

Документационное обеспечение управленческой деятельности Направления совершенствования документационного обеспечения Объектом исследования является система документирования деятельности и организации работы с документами в администрации Организационно-распорядительная документация. Организация документооборота органа по аттестации объекта Как издать спецвыпуск? Правила оформления статей Оплата и скидки. Подпишитесь на нашу рассылку: Подписаться. Задать вопрос.

Электронная почта. Ваш вопрос.

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Ответы экспертов. Учет и хранение проектной документации" обязательным? Необходимо ли в проектной организации иметь архив? В соответствии со статьей 15, часть 1, ФЗ организации обязаны обеспечивать условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

ГОСТ Р Система проектной документации для строительства. System of design documents for construction.

На уровне общего решения по архивному хранению применяется комплекс систем, позволяющих перевести в электронный вид работу с документами всех подразделений, использующих их в повседневной работе в рамках обычных бизнес-процессов работы с технической документацией ГОСТ 2. В области управления цифровым контентом нет более запутанного вопроса, нежели организация хранения, эффективного поиска и быстрого доступа к инженерной технической, проектной, конструкторской и т. В общем понимании проблему создает сложность содержащейся в документах информации, структура которой и форматы представления не поддаются обычным методам индексации и последующей обработки, хранения и поиска, корреляции данных. Поэтому для автоматизации хранения таких документов они не только не подходят, но и усложняют процесс их использования. Тем временем, именно инженерная документация является важнейшим активом и по причине того, что очень многие результаты инженерного проектирования зачастую переживают своих создателей здания, корабли и т.

Электронный архив технической документации

Устраняются потери и дублирование документов, автоматизируются процессы внесения изменений в документы архива в соответствии с регламентами компании. Совместное хранение любых видов документов, как отсканированных так и электронных, в частности исходных документов без изменения их формата. Возможность гибко настроить атрибуты карточек под любой тип документа. Разработчик решения — компания Digital Design, один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России золотой партнер Docsvision. Компания оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ. Архив технической документации на платформе Docsvision Позволяет создать эффективную систему управления потоками технической документации в компании. Решение разработано партнером Docsvision — компанией Digital Design.

Организация оперативного и долговременного хранения технической и проектной документации

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Форма поиска Поиск. ГОСТ Р

.

.

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

.

.

Является ли для проектной организации применение ГОСТ Р Учет и хранение проектной документации" обязательным?

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Виктория

    Если соседи шутят я включаю диск Музыка для соседей (звук перфоратора и ухожу гулять.

  2. comppufftel

    Тарас, Вы начинается лучше держаться на камеру шутить, улыбаться, подавать инфу в интересном формате. Так держать)

© 2018-2019 sips-expo.ru